Paperless office flow

Paperless office flow

Als Freelancer koos ik ervoor om mijn zelfstandige activiteiten in een kliene vennootschap onder te brengen. Dat houdt in dat ik verplicht ben een dubbele boekhouding te voeren, btw aangiftes te doen en zo meer.

Als ik één ding geleerd heb uit het verkopen van een bedrijf, is het wel het belang van overzicht te houden over je cijfers en het belang en nut van een correcte boekhouding. Je kan je boekhouding voeren omdat je nu eenmaal wettelijk verplicht bent, maar je kan het ook doen op zo'n manier dat het een bron van info wordt. Als eenzame zelfstandige is de meerwaarde niet zo groot als in een operationele bvba met 20 personeelsleden, maar bon, "practise makes perfect" dus ik wou deze keer van bij het begin alles "juist" doen.

De traditionele schoendoos waarin die je elke 3 maand eens afzet bij je boekhouder, nee, dat wordt het dus niet niet deze keer! Deze blogpost beschrijft mijn huidige workflow.

Van papier naar digitaal...

Vrij vroeg moet je een keuze maken tussen "papier" of "digitaal". Je krijgt immers een mix van beide toegestuurd, en je moet één source of truth hebben. Ofwel print je alle digitale facturen uit, ofwel scan je alle digital in. Ik koos voor dat laatste. Dat betekent dus dat ik een goede flow moet hebben om alles wat ik nog papier krijg, correct te digitaliseren en nuttig te maken.

Alles begint met een scan of foto. Van kleine bewijsjes "on the road" neem ik een foto, waarna ik het origineel kan weggooien. Papieren facturen scan ik in, ofwel met de kantoor-scanner op de Coworking, ofwel met een handige (en snelle) Fujitsu ScanSnap scanner. Dubbelzijdig scannen, razendsnel en neemt niet veel plaats in, wat voor mijn thuis-office heel belangrijk is.

De Scans of foto's worden ge-OCR'd en komen op een Dropbox folder terecht. Het papieren exemplaar gaat daarna de vuilbak, of nog beter de papierversnipperaar in!

Hazel in actie

Hazel omschrijft zichzelf als Automated Organization for your Mac. Het is een tooltje dat folders monitort en je toelaat om acties uit te voeren als er iets gebeurt.

Ik heb een Hazel rule die de "inkomende folder" op Dropbox in de gaten houdt. Als daar een nieuw bestand in gedropd wordt (ofwel door mijn Scan toepassingen ofwel omdat ik er een factuur uit een mail naar toe sleep), gaat Hazel een paar dingen doen.

Vooreerst wordt het bestand omgezet naar PDF, mocht het nog geen PDF zijn. Daarna wordt gekeken daar de grootte van het bestand. Als het bestand binnen bepaalde limieten valt, wordt het gemailed naar mijn boekhoudpakket, via een Mac Automator workflow. Als het een groot bestand is, wordt eerst een kopie genomen aan mindere kwaliteit, en wordt die kopie doorgestuurd.

Daarna wordt het bestand automatisch verplaatst naar een "Pending" map. In deze pending map zitten alle facturen die naar mijn boekhoudpakket gestuurd zijn, maar nog niet verwerkt zijn daarin.

Verwerking

Ik probeer elke week mijn boekhoudpakket bij te werken. Alle nieuwe documenten komen (via de mail) in een apart overzichtje daarin terecht. Het pakket probeert slim te zijn en enkele dingen zelf uit te lezen, maar tenzij het de pdf een embedded-UBL bestand bevat, moet je niet gigantisch veel van die herkenning verwachten.

Op het moment dat ik de facturen verwerk, open ik de Pending map op mijn laptop, en copieer ik factuur per factuur de info die het boekhoudpakket niet zelf herkend had.

Eens de factuur correct in het pakket zit, wordt er automatisch een nummer aan gegeven, wat het officieel stuknummer is.

Ik heb een tweede Apple Automator workflow die nu inkickt. In de Pending map heb ik in de Mac Finder een extra ikoontje. Als ik op dat ikoontje klik, vraagt een popup me het stuknummer. Het nummer dat ik daar opgeef, wordt nu via een PDF-manipulatie-tooltje bovenaan de factuur gezet. Daarna wordt dit bestand verplaatst naar een andere Dropbox map die als mijn "archief" fungeert.

Show me!

Wil je zien hoe het werkt? Dat kan :)

In deze eerste video sleep ik een document uit een mail naar het Inkomend mapje. Dat is het enige wat ik zelf doe in het filmpje. Hazel ziet de file, zal het convert/resize script uitvoeren, mailen naar het boekhoudpakket en het bestand verplaatsen naar de Pending folder.

In het tweede filmpje heb ik de factuur verwerkt in het boekhoudpakket en heeft de factuur daar nummer 655 gekregen.

Conclusie

Dit is mijn workflow, dit werkt voor mij op dit moment. Het dient ter inspiratie voor je eigen flow. Uiteraard zal jouw flow er waarschijnlijk helemaal anders uit zien.

Ik zou je wel nog drie tips willen meegeven:

  • Zorg ervoor dat je originelen als bestand opgeslaan zijn. Maak niet de fout de pdfs in je boekhoudpakket als Origineel te aanzien! Je moet alle facturen en andere documenten minstens 7 jaar bijhouden. Waar je dus de "originelen" bijhoudt, is van groot belang. Ik moet je niet vertellen dat je die locatie ook moet backupen en beveiligen!
  • Zorg voor systematiek. Zorg dat er op geen enkel moment twijfel kan bestaan over factuur nr 408 van 2019. Denk dus na over de filestructuur van je archief, en zorg dat dit nummer zowel in bestandsnaam als op de pdf staat, als een soort stempel of watermerk. Mag dat wel? Tuurlijk wel! Bij een papieren boekhouding schrijf je toch ook het volgnummer op het document?
  • Automate, automate, automate. Hoe meer je automatiseerd, hoe minder menselijke fouten je kan maken.


Frank Louwers

Frank Louwers

Ondernemer. Techneut. Zeiler (te weinig). Skiier (te weinig). Verzuchter (soms te veel). Vader (zoveel mogelijk) van 2. Momenteel bezig met crypto en GDPR. Profielfoto (c) Leen Van Severen

comments powered by Disqus